업무 슬럼프 극복하기 - 동기부여
동기부여(Motivation)란 무엇을 하고자 하는 동기나 의욕을 끌어내는 것으로, 목표를 향해 가기 위한 동력을 의미합니다. 영어의 Motivate는 ‘자극하다, 동기를 부여하다’라는 뜻을 내포하며, 국문으로는 보통 '자극, 유도, 사기, 학습 의욕 유발, 동기부여' 등 다양한 표현으로 사용됩니다.
동기 부여의 중요성
많은 기업들이 채용, 성과 평가에 대해서는 구체적인 계획을 가지고 있지만, 조직 구성원의 동기부여 관리에 대한 계획을 가지는 경우는 많지 않습니다. 구성원의 동기 관리는 기업의 성과와 더불어 조직에 대한 신뢰에 큰 영향을 미칩니다. 직원의 업무의 의욕이 저하되고 성과가 저조해진다면 업무에서 느끼는 어려움이 있는지 확인하고 상황에 맞는 동기부여 수단을 통해 대처하는 것이 중요합니다.
업무 슬럼프가 오는 이유
직장 생활 속 치열한 경쟁 속에 직장인들은 사기가 저하되고 업무 의욕을 상실하는 슬럼프를 경험하게 됩니다. 직장인들이 슬럼프를 겪는 이유는 다양하지만 특히 업무에 대한 의욕을 잃고 꺾이고 집중도가 떨어지는 업무 슬럼프가 오는 이유는 무엇일까요?
1. 정당한 평가를 받지 못한 경우
다수의 직장인들이 슬럼프를 겪게 되는 원인 중 하나는 최선을 다했는데 정당한 평가를 받지 못했거나 기대했던 만큼의 보상을 받지 못했다고 느끼는 것입니다. 성취감과 인정이 부재할 때 직원들의 사기가 저하될 수 있으며 업무에 대한 의욕을 잃게 됩니다. 성과에 대한 압박이 심하거나 업무 역량 밖의 일을 맡게 되었을 때도 마찬가지입니다. 또한 업무를 하면서 부당한 대우를 받았다고 느끼거나 상사의 기대를 저버렸다고 느낄 때에도 사기가 떨어질 수 있습니다.
2. 심리적인 압박
지나친 상사의 관여 또한 사기 저하의 주된 원인이 됩니다. 상사의 관여는 업무에 대한 주인의식을 낮추며 직원의 성취 욕구를 떨어트리기 때문에 업무의 방법을 통제받는 환경에서는 동기부여가 되기 어렵습니다. 또한 특정 업무에 대한 관심이 있지만 현재 직무에서 관심 업무를 맡을 수 없거나 자신에게 맡겨주지 않는다고 느끼는 등 업무 환경이 개인의 성장과 무관하다고 느낄 때 업무 슬럼프가 올 수 있습니다.
업무 효율을 높이는 동기부여 방법
특정 업무는 의욕을 불러일으키지만 다른 업무는 그렇지 않을 수 있으므로 구성원들이 모든 업무에 동기 부여되기란 쉽지 않은 일입니다. 의욕이 생기는 업무에는 업무를 통해 주변인들의 인정을 받거나 성취감을 충족할 수 있는 요소가 포함되어 성공적으로 업무를 끝마친 후 결과에 대한 기대감이 업무에 대한 동기를 불러일으킬 수 있습니다.
1. 의미 부여하기
스스로의 업무에 목표를 설정하고 의미를 부여한다면 업무를 주인의식을 가지고 이끌어나갈 수 있습니다. 주어진 업무가 자진이 지향하는 커리어에서 어떤 의미를 가지는지 정의하고 전문가로서의 미래를 상상한다면 현재 업무를 즐기는 데 도움이 될 것입니다. 업무 목표를 달성한 후에는 자신의 노력을 칭찬하는 의미에서 자신을 위한 선물을 구매하는 등 스스로의 노력을 칭찬하고 보상하는 시간을 갖는 것도 좋은 방법입니다. 번거롭고 반복적인 업무를 맡게 되어 의욕이 저하된 경우라면 업무 효율성 개선을 통해 생산성을 높일 수 있습니다. 가령 단순한 엑셀 작업은 매크로 구축이나 RPA(Robotic Process Automation)를 통해 효율적으로 처리할 수 있으므로, 매크로 사용법을 숙지한다면 도움이 될 것입니다. 반복적인 작업일지라도 해결책을 모색하는 과정에서 새로운 기술을 숙지할 수 있다는 의미를 부여한다면 보다 효과적으로 업무에 대한 동기를 유발할 수 있습니다.
2. 팀의 사기를 진작하여 성취감 느끼기
관리직으로 승진하게 되면 팀원 관리라는 새로운 업무가 주어지며, 목표 달성을 위해 팀원에게 비전을 제시하고 좋은 성과를 만들어 갈 수 있도록 동기를 부여하는 것이 중요합니다. 팀으로 좋은 성과를 내기 위해서는 리더 혼자서 의욕을 가지고 일하기보다 팀원들의 업무동기를 유발해 서로 시너지를 내는 것이 중요합니다. 팀원들에게 명확한 목표를 제시하고 신뢰를 통해 업무를 진행한다면 팀원들을 동기부여하고 업무 추진력을 높일 수 있습니다. 업무를 진행하면서 팀원의 실수가 예상될 때에는 적절한 도움을 주어 이끌고, 성공 사례는 팀원들이 모인 자리에서 칭찬하여 해당 직원이 성취감을 느낄 수 있도록 합니다.
3. 성과 목표를 명확히 설정하기
성과에 대한 명확한 목표 설정은 동기부여 및 유지, 성과 저하를 예방할 수 있는 좋은 방법으로 구성원이 업무의 방향을 잘 이해하고 추진력을 갖도록 돕습니다. 성과 목표를 기준으로 정기적인 평가와 보상이 실시된다면 효과적으로 직원을 동기부여할 수 있습니다. 만약 구성원이 목표를 제대로 달성하지 못한다면, 업무 목표가 너무 높게 설정되지는 않았는지, 업무 성과를 저해하는 요인이 무엇인지를 파악하여 개선 방안을 제시하려는 노력이 필요합니다.
4. 성과를 객관적으로 분석한다.
낮은 성과에 대한 평가 및 개선점을 제안하기 전 미팅을 통해 낮은 성과의 원인을 저성과자와 함께 분석하는 기회를 마련할 필요가 있습니다. 성과가 저조한 부분을 구체적으로 파악하고 다음 평가까지 달성할 할 목표를 설정합니다. 향후 객관적인 평가와 기록을 위해 성과에 관한 논의 사항을 문서화하는 것도 필수적입니다.
5. 충분한 시간을 확보한다.
성과 개선은 짧은 시간 내에 이루어지기 어려우므로 일정 시간을 두고 성과 개선 유무를 판단하도록 합시다. 어느 정도 성과의 일부가 개선된 경우에는 중간 평가를 통해 더 개선해야 할 부분을 파악하고 다음 평가일을 설정하여 저성과자가 목표의식을 가질 수 있도록 돕습니다.
6. 최악의 경우 징계를 고려한다.
이러한 조치를 취한 이후에도 성과가 크게 개선되지 않는다면 고용인은 징계 또는 해고를 고려할 수 있습니다. 적절한 징계를 취하되 해고 외의 해결책이 없는 경우, 고용인은 과거 징계 조치 사례에 근거하여 타당한 절차를 마련한 후 해고 조치를 취할 수 있습니다.
7. 의사소통의 횟수를 늘린다.
직장인 슬럼프의 주된 원인은 리더와의 커뮤니케이션 부재입니다. 부하 직원이 어떠한 프로젝트를 진행하고 있고 어떤 어려움을 겪고 있는지 확인하고 조언을 제공하는 것도 팀원들의 동기부여에 도움이 됩니다. 업무와 관련이 없더라도 잦은 의사소통을 통해 편한 의사소통이 가능한 분위기를 조성하도록 합니다.
8. 확실하게 칭찬한다.
좋은 성과를 낸 직원은 확실하게 칭찬하는 자리를 마련하여 성취감을 느낄 수 있도록 합니다. 성과가 오르지 않는 직원의 경우, 업무 방법을 지시하고 강요하기 보다 잘하고 있는 부분을 칭찬하되 다른 접근 방법이 효과적일 수 있다는 부드러운 제안을 통해 도움이 되는 조언을 제공합니다. 직원들의 동기 부여를 위해서는 다른 사원과 비교는 금물, 부하직원들의 특성에 맞는 조언을 하는 것이 핵심입니다.
9. 직원의 번아웃(Burn out)을 유의한다.
고강도의 업무를 처리하다 보면 아무리 노력해도 의욕이 생기지 않는 번아웃(Burn out) 상태에 빠질 수 있습니다. 하나의 프로젝트가 마무리되는 시점에는 직원들에게 야근이 생기지 않도록 업무량을 조절하고, 정시 퇴근을 장려하는 등 직원들이 재충전을 할 수 있는 시간을 가질 수 있도록 돕습니다. 휴가를 통해 충분히 쉬는 시간을 확보하는 것도 효과적인 방법입니다. 일에서 벗어나 휴식을 취하면 다시 업무를 열정적으로 추진할 수 있는 기반을 마련할 수 있습니다.
10. 구성원의 의견을 존중한다.
구성원의 제안이나 의견에 귀를 기울이는 자세도 중요합니다. 제안이나 개선방안을 모두 반영하기 어려울 수 있지만 즉각적인 제안의 거절은 직원들의 사기를 떨어트릴 수 있습니다. 직장인들의 흔한 퇴사 사유 중 하나는 ‘조직 내에서 하고 싶은 일을 할 수 없어서’입니다. 구성원들의 의견을 중시하는 일관된 태도를 유지함으로써 조직의 혁신을 추구하고 신뢰를 쌓아나갈 수 있도록 합니다.
